Overeenkomsten tekenen en verzekeringen: zo regel je het zonder gedoe

Buitenschools leren brengt op dit moment veel administratie met zich mee. Elke keer dat een leerling een nieuw bedrijf bezoekt, moet er een nieuwe (stage)overeenkomst getekend worden. De geprinte papieren moeten mee naar huis en naar de bedrijven, dan weer terug naar school. Vervolgens moeten de overeenkomsten verwerkt worden, als het gelukt is om alles binnen te krijgen. Uit interviews blijkt dat dit per buitenschools leermoment minimaal 20 minuten aan administratieve handelingen kost per leerling. Dat moet slimmer en beter kunnen vonden wij, dus zijn we aan de slag gegaan met een nieuwe, digitale en simpele manier om (stage)overeenkomsten getekend te krijgen.
One-Time Sign

Daarom hebben we de handen ineen geslagen met Raetsheren van Orden. Veel scholen zijn verzekerd via de collectieve aansprakelijkheidsverzekering van Raetsheren en met hen zijn we tot een anonieme modelovereenkomst gekomen. In deze (stage)overeenkomst worden de verantwoordelijkheden en aansprakelijkheid van de school, leerling en bedrijven vastgelegd voor buitenschools leren. Door de anonieme overeenkomst is het mogelijk dat, bij gebruik van SEN-app, ouders en bedrijven maar één keer hoeven te tekenen voor alle komende interacties tussen leerlingen en bedrijven. We noemen dit het One-Time Sign principe en zo bespaar je veel tijd en administratiekosten.

Aansprakelijkheid

Het goed op orde hebben van de overeenkomsten is erg belangrijk in het faciliteren van buitenschools leren. Mocht een leerling schade aanrichten bij een bedrijf tijdens een snuffelstage, opdracht of excursie, dan kan een school hier aansprakelijk voor worden gesteld. De aansprakelijkheid ligt in eerste instantie bij het bedrijf, dan bij de leerling/ouders en daarna mogelijk bij de school. Als er geen stageovereenkomst getekend is waarin deze risico’s besproken worden, kan de school geen gebruik maken van haar aansprakelijkheidsverzekering.

Minder risico

De ervaring leert dat op veel scholen het ondertekenen van stageovereenkomsten vaak niet goed op orde is. Bij buitenschools leren komt veel kijken en het tijdig ondertekenen van overeenkomsten kan dan een uitdaging zijn. Uit interviews blijkt dat het bijna een onbegonnen taak is om dit voor elkaar te krijgen. Met het One-Time Sign principe wordt dit proces vereenvoudigd, waardoor het meer dan haalbaar wordt om ervoor te zorgen dat elke leerling naar een bedrijf kan gaan en dat het papierwerk op orde is. In het geval dat er schade verhaald moet worden bij de school, kan er aanspraak worden gedaan op de verzekering. Zo kun je met een gerust hart leerlingen op pad sturen.

Eenvoudig en effectief

Het One-Time Sign principe werkt als volgt:

  1. Een tekenbevoegd persoon van de school ondertekent de overeenkomst en wijst deze toe aan de leerbedrijven en ouders.
  2. Ouders kunnen de overeenkomst bekijken in SEN-app. Vervolgens bevestigen ze dat ze het hebben gelezen en klikken ze op akkoord.
  3. Ook bedrijven hoeven enkel een leesbevestiging te geven en op akkoord te klikken.
  4. Alle afspraken die docenten vervolgens maken in SEN-app voor leerlingen waarvan de overeenkomsten getekend zijn, zijn nu gedekt door de verzekering.

Zolang alle betrokken partijen hebben getekend, zijn de afspraken die in SEN-app geregistreerd staan automatisch verzekerd. Als een leerling een nieuwe afspraak maakt of een ander bedrijf bezoekt, hoeft er niet opnieuw getekend te worden. Door alles digitaal af te handelen met het One-Time Sign principe, wordt de administratie vereenvoudigd en versneld.

Toekomst

We zijn erg tevreden over de samenwerking met Raetsheren van Orden en de oplossing die we nu kunnen bieden voor het ondertekenen van overeenkomsten. In de toekomst hopen we dit aanbod uit te kunnen breiden, zowel in soorten overeenkomsten als verschillende verzekeraars. Heb je interesse om de mogelijkheden voor jouw school/regio te onderzoeken? Neem dan contact met ons op.